„Das machen wir jede Woche von Hand“ ist ein guter Anfang für ein Gespräch, aber noch kein Argument für Automatisierung. Der Aufwand muss sich rechnen, und das tut er seltener, als es sich anfühlt.

Die Rechnung

Drei Zahlen genügen: wie lange die Aufgabe dauert, wie oft sie anfällt, und wie lange die Automatisierung braucht. Daraus ergibt sich, ab wann sie sich trägt.

  1. Zeit pro Durchgang – ehrlich gemessen, nicht geschätzt.
  2. Häufigkeit – pro Monat, nicht pro Jahr.
  3. Bauzeit – inklusive Test, Dokumentation und der ersten Störung.

Eine Aufgabe, die zehn Minuten dauert und monatlich anfällt, spart zwei Stunden im Jahr. Wenn die Automatisierung drei Tage kostet, ist sie nach zwölf Jahren bezahlt. Solche Fälle gibt es häufiger, als man denkt.

Was die Rechnung nicht zeigt

Zwei Dinge stehen in keiner Formel und kippen sie trotzdem regelmäßig.

Fehleranfälligkeit. Eine Aufgabe, bei der ein Zahlendreher teuer wird, lohnt sich früher – der eingesparte Fehler zählt mehr als die eingesparte Minute.

Wartung. Automatisierung verschwindet nicht nach dem Bauen. Sie bricht, wenn sich eine Schnittstelle ändert, und dann steht die Aufgabe still, statt langsam zu sein.

Die beste Automatisierung ist die, die eine Aufgabe abschafft, statt sie zu beschleunigen.

Bevor Sie einen Ablauf automatisieren, lohnt daher die unbequemere Frage: Warum gibt es ihn überhaupt? Erstaunlich oft ist die richtige Antwort, ihn zu streichen.